Sint Lucas Andreas Ziekenhuis

Beheersen of beheren

Uniformiteit, geldigheid en werkbaarheid van protocollen zijn hierbij van levensbelang. Het beheer van deze protocollen vraagt dan ook om verantwoordelijkheid en aandacht. Maar beheert u uw protocollen, of beheersen uw protocollen uw dagelijkse routine?

Seneca ging in gesprek met Cor van Leeuwen, full-time kwaliteitsfunctionaris in het klinisch laboratorium van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam. "Het klinisch laboratorium van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis gebruikte jarenlang een protocollen beheer systeem gebaseerd op papier", vertelt Cor van Leeuwen. "Voor alle handelingen, van het analyseren van bloedmonsters tot het beheren van apparaten, zijn protocollen beschikbaar. Om op elke locatie de laatste versie van een protocol ter beschikking te hebben willen wij de protocollen elektronisch aanbieden. Transparantie en openheid zijn voor het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis erg belang¬rijk, daarom zijn alle protocollen voor alle medewerkers in te zien."

Marktverkenning

"Het document management systeem, dat ten tijde van de visieontwikkeling in gebruik was, is verouderd en wordt niet meer doorontwikkeld. We zijn de markt gaan verkennen" , vervolgt Cor van Leeuwen zijn verhaal. "Een aantal systemen zag er goed uit, maar de kostprijs was gewoonweg te hoog. Op dat moment kwamen we tot de ontdekking dat het content management systeem voor onder andere ons intranet, genaamd Smartsite, ook wordt ingezet voor het beheer van geneeskundige en verpleegkundige protocollen. Uiteraard vroegen we ons af of Smartsite ook voor het klinisch laboratorium van betekenis kon zijn." Met de standaard functionaliteit van Smartsite voor contentbeheer, workflow en versiebeheer was het product een prima kandidaat om aan de hoge eisen van de organisatie te voldoen.

Seneca en het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis hebben de handen ineen geslagen om tot de gewenste oplossing te komen. "We stelden hoge eisen aan het gebruik van het systeem om aan accreditatie te voldoen", legt Cor van Leeuwen uit. "Ons kwaliteitssysteem, waarvan het protocollensysteem een belangrijk onderdeel is, wordt namelijk periodiek getoetst door middel van externe audits door een accrediterende instantie. Op deze manier is de patiënt verzekerd van kwaliteit. Binnen Smartsite zijn diverse overzichten opgenomen die de status van documenten inzichtelijk maken. Deze overzichten zijn niet alleen belangrijk voor het dagelijks beheer van de documenten, maar ook voor de genoemde audits."

Protocollen in kaart

Inmiddels is meer dan 60% van de 500 protocollen van het klinisch laboratorium beschikbaar via het nieuwe protocollen-beheersysteem. Cor van Leeuwen streeft ernaar om het aantal papieren versies van documenten verder terug te brengen. Smartsite moet daarbij gaan helpen. "Papieren versies worden alleen verstrekt na registratie en worden op een centrale plaats geprint en uitgegeven. Dit moet het rondslingeren van oude versies tegengaan. De komende jaren sturen we aan op afbouw van het aantal protocollen op papier. Uiteindelijk willen we alle protocollen digitaal beschikbaar maken, op de enkele protocollen na die noodzakelijkerwijs op papier blijven voortbestaan."

"Dankzij het elektronische proces wordt het opstellen en actualiseren van protocollen eenvoudiger. Vanaf het schrijven van een protocol door een specialist tot de check door een klinisch chemicus worden alle betrokkenen door middel van workflow in het proces ondersteund." Cor van Leeuwen vindt het geautomatiseerde workflow proces een van de belangrijkste winpunten van het besluit om protocollen digitaal aan te bieden. "Bij het beheer van protocollen op papier is de organisatie geheel overgeleverd aan de gebruiker die op de vervaldatum van een protocol moet blijven letten. Met behulp van het workflow proces worden gebruikers van een protocol uiteindelijk via e-mail-notificatie gewaarschuwd bij een nieuw verschenen geldige versie van het protocol."

Centraal beheer

De positieve ervaringen van het klinisch laboratorium leiden ertoe dat ook andere afdelingen binnen het ziekenhuis geïnteresseerd zijn. "Het systeem is gemakkelijk in te zetten bij andere afdelingen. De reacties van gebruikers zijn positief. De protocollen zijn uniform, ze zien er goed uit en vooral de links naar overige bestaande documenten, zowel binnen als buiten het systeem, zijn erg prettig!"

Met de keuze voor het digitaal beheren van protocollen middels Smartsite heeft het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis niet alleen gekozen voor gebruiksgemak, uniformiteit en patiëntveiligheid. Juist door het intranet en het protocollenbeheer op één centraal platform te beheren is er gekozen voor een efficiënt en toekomstvast fundament voor de totale informatievoorziening!